ФОП на загальній системі у 2026 році: податки, витрати, звітність

Загальна система оподаткування — це режим, на якому ФОП платить податки не з обороту, а з прибутку: 18% ПДФО і 5% військового збору з різниці між доходом і витратами, плюс ЄСВ 22% від тієї самої бази. На неї автоматично потрапляє кожен новий підприємець, який не подав заяву на єдиний податок, і той, хто втратив право на спрощену систему. Правила визначено ст. 177 Податкового кодексу України.

Податки ФОП на загальній системі у 2026 році

Чистий дохід = виручка (усі надходження від підприємницької діяльності в грошовій і негрошовій формі) − документально підтверджені витрати, пов’язані з цією діяльністю. Доходом вважаються кошти в момент отримання (касовий метод), а не в момент підписання акта чи відвантаження.

Приклад: за рік ФОП отримав 1 200 000 грн виручки, витрати склали 800 000 грн.

• Чистий дохід: 400 000 грн
• ПДФО: 400 000 × 18% = 72 000 грн
• ВЗ: 400 000 × 5% = 20 000 грн
• ЄСВ: 400 000 × 22% = 88 000 грн (помісячно 33 333,33 × 22% = 7 333,33 грн — у межах мінімуму й максимуму)
• Усього: 180 000 грн, або 45% прибутку і 15% виручки.

Автоматизувати розрахунок можна в калькуляторі ФОП на загальній системі.

Особливості ЄСВ

ЄСВ рахується за кожен місяць окремо: база — чистий дохід місяця (Закон № 2464-VI, п. 2 ч. 1 ст. 7).

• Мінімум. Якщо в місяці є чистий дохід, але 22% від нього менші за 1 902,34 грн, сплачується 1 902,34 грн. Наприклад, прибуток 5 000 грн → ЄСВ не 1 100, а 1 902,34 грн.
• Максимум. База обмежена 15 мінімальними зарплатами — 129 705 грн. Максимальний внесок за місяць — 28 535,10 грн. При прибутку 200 000 грн за місяць ЄСВ становитиме 28 535,10 грн, а не 44 000 грн.
• Нульовий дохід. З 1 січня 2021 року за місяці без чистого доходу (або зі збитком) ЄСВ можна не платити. Це головна відмінність від спрощеної системи, де 1 902,34 грн сплачуються завжди. Для підтвердження доходу помісячно й знадобиться книга обліку.

Докладніше про внесок — у калькуляторі ЄСВ та статті ЄСВ для ФОП у 2026 році.

Облік витрат: що можна і що не можна

Перелік витрат, які зменшують базу оподаткування, закритий і наведений у п. 177.4 ПКУ:

Дозволено:

• вартість товарів, сировини, матеріалів, палива, напівфабрикатів;
• зарплата найманих працівників, ЄСВ за них, внески на добровільне страхування;
• оренда приміщень і обладнання, комунальні платежі, зв’язок, інтернет;
• послуги сторонніх підрядників (бухгалтерія, реклама, транспорт, ремонт);
• витрати на відрядження (у межах норм);
• плата за ліцензії, дозволи, РРО/ПРРО, банківське обслуговування рахунку ФОП;
• амортизація основних засобів і нематеріальних активів (пп. 177.4.6–177.4.9) — за винятком землі, житлової нерухомості та легкових автомобілів;
• сплачені податки і збори, крім ПДФО, ВЗ, ПДВ і податку на майно.

Заборонено:

• витрати, не пов’язані з господарською діяльністю (особисті покупки, побутова техніка додому);
• витрати на придбання й утримання легкових авто та амортизацію житлової нерухомості;
• витрати без первинних документів;
• сам ПДФО, ВЗ і ЄСВ «за себе».

Ключова умова — документальне підтвердження: накладні, акти, чеки, банківські виписки, договори. Витрати визнаються в момент оплати, але лише якщо вони пов’язані з отриманим доходом. Оплатили товар у грудні, а продали в січні — витрати включаються у січні.

Книга обліку доходів і витрат

ФОП на загальній системі веде облік у типовій формі, затвердженій наказом Мінфіну № 261 від 13.05.2021. Книгу можна вести в паперовому або електронному вигляді, зокрема у звичайній таблиці; реєструвати її в податковій не потрібно. Записи робляться щодня за підсумками дня: сума доходу, вартість придбаних товарів, витрати на оплату праці, інші витрати, чистий дохід. Саме ця книга підтверджує помісячний дохід для ЄСВ і є першим документом, який запросить інспектор при перевірці.

Звітність і строки сплати

ПДФО і ВЗ

Авансові платежі (пп. 177.5.1 ПКУ) ФОП рахує самостійно за фактичним чистим доходом кожного кварталу:

• за I квартал — до 20 квітня;
• за II квартал — до 20 липня;
• за III квартал — до 20 жовтня.

За IV квартал аванс не сплачується. Якщо в кварталі збиток або нульовий прибуток, аванс не платиться. Військовий збір сплачується за тими ж правилами, що й ПДФО.

Річна декларація про майновий стан і доходи подається до 1 травня року, наступного за звітним (пп. 49.18.4 ПКУ). У ній зазначаються дохід, витрати, чистий дохід, сплачені аванси та остаточна сума до сплати. Доплату перераховують протягом 10 календарних днів після граничного строку подання декларації. Якщо аванси перевищили річне зобов’язання, переплату повертають або зараховують.

ЄСВ

Сплачується поквартально — до 20 числа місяця, наступного за кварталом (до 20 квітня, 20 липня, 20 жовтня, 20 січня). Річний звіт з ЄСВ подається у складі декларації про майновий стан і доходи (додаток ЄСВ 1) — окремого звіту немає.

Усі дати 2026 року зведені в Календарі ФОП 2026.

Якщо є наймані працівники

За працівників ФОП подає щоквартальний Податковий розрахунок із додатками 4ДФ і Д1, сплачує ЄСВ 22% не пізніше 20 числа наступного місяця, а ПДФО і ВЗ — у день виплати зарплати.

ПДВ на загальній системі

На відміну від спрощеної системи, ФОП на загальній системі не звільнений від ПДВ за замовчуванням. Реєстрація платником ПДВ обов’язкова, якщо обсяг оподатковуваних операцій за останні 12 календарних місяців перевищив 1 000 000 грн (ст. 181 ПКУ). Заяву подають не пізніше 10 числа місяця, наступного за місяцем перевищення. Ставка ПДВ — 20% (14% для окремих сільгосптоварів, 7% для ліків), декларація — щомісяця до 20 числа.

Добровільна реєстрація має сенс, якщо основні клієнти — платники ПДВ, яким потрібен податковий кредит. Якщо ж ви працюєте з населенням або неплатниками, наближення до порогу в 1 млн грн — привід порахувати, чи не вигідніша 3 група єдиного податку, де ПДВ для неплатників не виникає аж до 10 091 049 грн доходу.

Коли загальна система вигідніша

Порівняємо з ФОП 3 групи (5% ЄП + 1% ВЗ + ЄСВ 1 902,34 грн) при виручці 100 000 грн на місяць:

Точка беззбитковості — близько 82% витрат у виручці. Тому загальна система підходить:

• торгівлі з низькою націнкою — оптовики, дилери, інтернет-магазини з маржею 10–15%;
• виробництву й будівництву з великою часткою матеріалів і зарплати;
• видам діяльності, забороненим для єдиного податку (п. 291.5 ПКУ): виробництво й продаж підакцизних товарів (крім роздрібу пива, вина, сидру), видобуток корисних копалин, фінансове посередництво, операції з дорогоцінними металами, організація азартних ігор, аудит, страхові брокери тощо;
• тим, хто перевищив ліміт 3 групи 10 091 049 грн і не хоче ставати юрособою;
• нерегулярній діяльності з «порожніми» місяцями: ЄСВ і податки платяться лише за наявності прибутку.

Для послуг із мінімальними витратами (ІТ, консалтинг, дизайн) загальна система майже завжди програє: при 10–20% витрат навантаження сягає 36–40% виручки проти 6% на 3 групі. Порівняти варіанти можна в калькуляторі податків ФОП, а відмінності між групами — у статті групи ФОП у 2026 році.

Як перейти на загальну систему і назад

• На загальну з єдиного податку — за заявою, що подається не пізніше ніж за 10 календарних днів до початку нового кварталу, або примусово при порушенні умов спрощеної системи (перевищення ліміту, заборонений вид діяльності, борг понад два квартали).
• На єдиний податок із загальної — заява подається не пізніше ніж за 15 календарних днів до початку кварталу, за умови що за попередній календарний рік дотримані вимоги обраної групи. Перехід можливий один раз на рік.

Новий ФОП, який не встиг подати заяву на спрощену систему протягом 10 днів з дня реєстрації, залишається на загальній системі до початку наступного кварталу, і за цей період має звітувати та платити за правилами ст. 177 ПКУ — навіть якщо доходу не було, декларацію подати доведеться.