Відпускні та лікарняні у 2026 році: формули, приклади розрахунку

Відпускні та лікарняні рахують від середньої зарплати, але за двома різними порядками: для відпусток діє Порядок № 100, для лікарняних — Порядок № 1266. В обох випадках береться заробіток за 12 місяців і ділиться на календарні дні, проте склад виплат, дільник і коригувальні відсотки відрізняються. Нижче — обидві формули, нюанси воєнного стану та приклади з цифрами 2026 року.

Відпускні: як рахуються

Формула

За Порядком обчислення середньої заробітної плати № 100 (постанова КМУ від 08.02.1995) відпускні розраховуються за календарними днями:

Середньоденна зарплата = Сумарний заробіток за 12 місяців ÷ (365 або 366 − святкові та неробочі дні)
Відпускні = Середньоденна зарплата × Кількість календарних днів відпустки

Розрахунковий період — 12 календарних місяців, що передують місяцю початку відпустки. Якщо працівник відпрацював менше року, беруться повні місяці з 1 числа місяця після прийняття до 1 числа місяця відпустки. Якщо немає жодного повного місяця, розрахунок ведеться з посадового окладу.

Що входить у заробіток: основна зарплата, доплати й надбавки, премії (у тому числі щомісячні й квартальні — пропорційно), індексація, оплата попередніх відпусток і лікарняних (як роботодавця, так і ПФУ). Не входять: одноразові виплати (матеріальна допомога, компенсація за невикористану відпустку), виплати за цивільно-правовими договорами, відрядні добові, компенсації витрат.

Дільник. У мирний час із 365 днів виключають святкові та неробочі дні за ст. 73 КЗпП — їх 11. Але на період воєнного стану дія ст. 73 КЗпП зупинена (ст. 6 Закону № 2136-IX), святкові дні не є неробочими, тому дільник — 365 (366 у високосному році, яким 2026 рік не є). Також із періоду виключають дні, коли працівник не працював з поважних причин і за ним не зберігався заробіток (відпустка без збереження зарплати, простій не з вини працівника) — разом із виплатами за ці дні.

Приклад розрахунку відпускних

Працівник іде у відпустку на 14 календарних днів у липні 2026 року. Зарплата весь розрахунковий період (липень 2025 — червень 2026) — 25 000 грн на місяць, без лікарняних і відпусток без збереження.

• Сумарний заробіток: 25 000 × 12 = 300 000 грн
• Дільник: 365 днів
• Середньоденна: 300 000 ÷ 365 = 821,92 грн
• Відпускні: 821,92 × 14 = 11 506,85 грн (нараховано)

Податки: ПДФО 11 506,85 × 18% = 2 071,23 грн; ВЗ 11 506,85 × 5% = 575,34 грн. На руки — 8 860,28 грн. ЄСВ роботодавця — 2 531,51 грн.

Важливо розуміти: за 14 днів відпустки працівник отримав менше, ніж за половину місячного окладу (12 500 грн), бо місячна зарплата ділиться на всі календарні дні, включно з вихідними, а не на робочі. Якщо місяць відпустки «змішаний» (частина — відпустка, частина — робота), зарплата за відпрацьовані дні рахується за робочими днями, тому загальна сума за місяць буде трохи відрізнятися від окладу.

Для власних розрахунків зручно скористатися калькулятором відпускних.

Тривалість і строки виплати

• Мінімальна щорічна основна відпустка — 24 календарні дні за відпрацьований рік (ст. 6 Закону «Про відпустки» № 504/96-ВР). За перший рік право на повну відпустку виникає після 6 місяців роботи, раніше — пропорційно.
• Відпустку можна ділити на частини, одна з яких — не менше 14 календарних днів.
• Відпускні виплачуються не пізніше ніж за 3 дні до початку відпустки (ст. 21 Закону № 504). Під час воєнного стану за згодою сторін строк може бути іншим, але не пізніше дня виплати найближчої зарплати.
• При звільненні виплачується компенсація за всі невикористані дні за тією ж формулою — незалежно від причини звільнення та давності невикористаних відпусток.
• Під час воєнного стану роботодавець має право обмежити відпустку 24 днями на поточний рік, якщо працівник залучений до робіт на об’єктах критичної інфраструктури, а решту перенести.

Лікарняні: як рахуються

Формула

Порядок обчислення середньої зарплати для страхових виплат № 1266 (постанова КМУ від 26.09.2001) також використовує календарні дні, але без виключення святкових:

Середньоденна зарплата = Заробіток за 12 місяців ÷ Кількість календарних днів розрахункового періоду
Денна виплата = Середньоденна × Відсоток за страховим стажем
Лікарняні = Денна виплата × Календарні дні непрацездатності

Розрахунковий період — 12 календарних місяців перед місяцем настання страхового випадку. З нього виключають дні, не відпрацьовані з поважних причин: попередні лікарняні, відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, відпустка для догляду за дитиною до 3 років, відпустка без збереження зарплати. Якщо працівник відпрацював менше 12 місяців — беруться відпрацьовані повні місяці; менше місяця — фактичний період.

У заробіток входять усі виплати, на які нараховано ЄСВ: зарплата, премії, відпускні, лікарняні за попередні періоди. Тому заробіток обмежений максимальною базою ЄСВ за кожен місяць.

Відсоток за страховим стажем

За ст. 24 Закону «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» № 1105-XIV:

100% незалежно від стажу отримують: постраждалі внаслідок Чорнобильської катастрофи 1–3 категорій, ветерани війни та учасники бойових дій, донори (що здали кров не менше 40 разів або плазму 60 разів), батьки-вихователі дитячих будинків сімейного типу, особи з інвалідністю внаслідок війни, а також усі — у разі лікарняного по вагітності та пологах і по догляду за хворою дитиною до 14 років (з 2023 року — за загальними правилами стажу, тому уточнюйте у відділі кадрів).

Страховий стаж підтверджується даними Пенсійного фонду (з 2004 року — електронно) і включає лише місяці, за які сплачено ЄСВ не менше мінімального. Місяць із частковою сплатою зараховується пропорційно.

Обмеження

• Якщо страховий стаж за останні 12 місяців менший за 6 місяців, лікарняні рахуються з заробітку, але не більше ніж з мінімальної зарплати: 8 647 ÷ 30,44 = 284,07 грн на день.
• Середньоденна зарплата не може перевищувати максимальну базу ЄСВ у розрахунку на день: 129 705 ÷ 30,44 = 4 261,04 грн.
• Перші 5 календарних днів оплачує роботодавець за свій рахунок (Порядок, затверджений постановою КМУ № 440 від 26.06.2015), з 6-го дня — Пенсійний фонд України (функції колишнього ФСС перейшли до ПФУ з 2023 року). Підставою є електронний лікарняний у реєстрі ПФУ; заяву-розрахунок роботодавець подає до ПФУ протягом 5 робочих днів після закриття е-лікарняного.

Приклад розрахунку лікарняних

Працівниця зі страховим стажем 6 років хворіла 10 календарних днів у березні 2026 року. Зарплата за розрахунковий період (березень 2025 — лютий 2026) — 20 000 грн на місяць, усі 365 днів відпрацьовані.

• Заробіток: 20 000 × 12 = 240 000 грн
• Середньоденна: 240 000 ÷ 365 = 657,53 грн
• Відсоток за стажем 5–8 років: 70%
• Денна виплата: 657,53 × 70% = 460,27 грн
• Лікарняні за 10 днів: 460,27 × 10 = 4 602,74 грн, із них 2 301,37 грн — за рахунок роботодавця (дні 1–5) і 2 301,37 грн — за рахунок ПФУ (дні 6–10).

Податки: ПДФО 828,49 грн, ВЗ 230,14 грн. На руки — 3 544,11 грн. На всю суму нараховується ЄСВ 22% (1 012,60 грн), включно з частиною ПФУ.

Якби стаж працівниці перевищував 8 років, вона отримала б 6 575,34 грн нарахованих (5 063,01 грн на руки). Швидко перевірити суму за своїм стажем можна в калькуляторі лікарняних.

Оподаткування відпускних і лікарняних

Обидві виплати для цілей оподаткування прирівнюються до зарплати:

Роботодавець утримує ПДФО і ВЗ із усієї суми лікарняного, включно з частиною ПФУ, оскільки саме він виплачує її працівнику після надходження коштів від фонду. Для перевірки граничного доходу для податкової соціальної пільги відпускні та лікарняні відносять до місяців, за які вони нараховані, а не до місяця виплати. Загальний механізм утримань — у статті податки із зарплати у 2026 році, повний розрахунок виплат — у калькуляторі зарплати на руки.

Часті запитання бухгалтерів і працівників

Чи можна замінити відпустку грошима? Лише частину понад 24 календарні дні і лише за бажанням працівника. Повна компенсація виплачується тільки при звільненні.

Що якщо працівник захворів у відпустці? Відпустка подовжується або переноситься на кількість днів хвороби, а лікарняний оплачується за загальними правилами.

Як рахувати відпускні, якщо зарплата підвищилася? За Порядком № 100 при підвищенні окладів у розрахунковому періоді заробіток за попередні місяці коригується на коефіцієнт підвищення — крім випадків, коли підвищення було індивідуальним.

Чи має ФОП право на лікарняні? Так, якщо сплачує ЄСВ: ПФУ оплачує лікарняний з першого дня виходячи з бази нарахування ЄСВ — для більшості підприємців це мінімальна зарплата, тобто близько 284,07 грн на день з урахуванням стажу. Оплачуваної відпустки у ФОП немає, тому планувати її вартість доведеться самостійно — детальніше у статті ФОП чи офіційне працевлаштування.